Sensoa vzw, het Vlaams expertisecentrum voor seksuele gezondheid, is op zoek naar een stagiair(e) Organisatie & Management 

De stagiair(e) komt terecht bij de dienst Onthaal en logistiek die instaat voor de organisatie van een doeltreffend, efficiënt en klantvriendelijk onthaal, het facilitair management en administratieve ondersteuning van de directiestaf.  

Taken

Een stagiair Organisatie en Management moet proactief, flexibel en klantgericht zijn. Het is belangrijk om overzicht te bewaren en goed te kunnen samenwerken met collega’s en externe partijen. De taken  omvatten onder andere: 

  • Bestellingen van klanten opvolgen: aanvragen van informatieve en educatieve materialen beoordelen, verwerken en verzenden.  
  • Opvolgen aankoopprocedures: medewerkers ondersteunen bij prijsvergelijkingen, offertes opvragen en aankopen. 
  • Klantvriendelijk onthaal: deelnemen aan de permanentie van het onthaal (telefoon, e-mail, bezoekers,...) 
  • Databeheer: ondersteuning van het beheer van de databank met contacten van vrijwilligers, freelancers, klanten, etc... 
  • Huishoudelijke taken: boodschappen, catering, afvalbeheer en opruimen van de keuken uitvoeren en/of organiseren 
  • Logistieke taken: organiseren van grote en kleine evenementen (contacten met de locatie, met de sprekers, inschrijvingen beheren, draaiboek beheren...) 
  • De collega’s van de afdeling Directiestaf administratief ondersteunen. 
  • Ondersteuning bieden aan medewerkers die in opdracht van Sensoa naar het buitenland reizen (onderzoek van prijzen en boeken reis, verblijf, ...)  
  • Kantoorinrichting: helpen bij het beheren van de kantooromgeving, inclusief het bestellen van kantoorbenodigdheden en het regelen van onderhoud. 
  • Voorraadbeheer: Zorgen dat alle benodigdheden op voorraad zijn. 
  • Afspraken maken: plannen en beheren van afspraken voor het management en andere medewerkers. 
  • Occasionele verslaggeving: uitwerken van verslagen, notulen en rapporten na vergaderingen. 

Verwachtingen t.o.v. de stagiair(e) 

De stagiair volgt een bacheloropleiding Officemanagement of een gelijkwaardige opleiding zoals bijvoorbeeld een opleiding in de richting van: bedrijfskunde, communicatie, administratie....  

  • Een stagiair officemanagement moet zowel administratieve als sociale vaardigheden bezitten om succesvol te zijn in deze rol. De kandidaat-stagiair(e) beschikt over de meeste van de onderstaande competenties en wil zich vervolmaken in de andere:  
    • Zelfstandig en efficiënt kunnen werken 
    • Schriftelijke communicatie: het opstellen van e-mails, brieven en notulen. 
    • Mondelinge communicatie: Duidelijk en professioneel kunnen spreken met collega’s, klanten en leveranciers. 
    • Zich vlot kunnen uitdrukken in het Nederlands (mondeling en schriftelijk), kennis van het Frans en/of het Engels is een pluspunt. 
    • Kennis van kantoorsoftware: Bekendheid met programma’s zoals Microsoft Office (Word, Outlook, OneNote, Excel, PowerPoint, ...) 
    • Typvaardigheid: Snel en nauwkeurig kunnen typen is een voordeel. 
    • Proactieve houding: bereid zijn om taken op te pakken en problemen op te lossen (initiatief) en flexibil kunnen omgaan met veranderende situaties en prioriteiten. 
    • Vertrouwelijkheid en integriteit: vertrouwelijk kunnen omgaan met gevoelige gegevens. 
  • 2de of 3de jaarsstages komen in aanmerking 
  • De stageperiode kan in het tweede semester (schooljaar 2024-2025) plaatsvinden.  

Wat is het aanbod vanuit Sensoa 

Sensoa biedt je de mogelijkheid om stage te lopen in een klein team waar veel afwisseling is in het takenpakket. Hierdoor kan je veel elementen uit de opleiding omzetten naar de praktijk op de werkvloer.  

Iets voor jou? 

Neem contact op door een korte motivatiebrief en een CV te sturen naar kantoor@sensoa.be.